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Datensatzdatei-Aufbau

PersoNum benötigt zum Personalisieren von Dokumenten jeweils eine Datensatzdatei, um die darin enthaltenen Daten für die Personalisierung Ihrer Dokumente zu verwenden. Diese Datei muss im ASCII-Delimited-Format aufgebaut sein. Das bedeutet, dass Datenfelder jeweils in "Gänsefüßchen" eingeklammert und mit Komma getrennt getrennt werden. Jeder Datensatz steht jeweils in einer eigenen Zeile.

Beispiel:
"1.Datenfeld im 1. Datensatz","2.Datenfeld ...","3.Datenfeld", ...,"n.Datenfeld im 1. Datensatz"
"1.Datenfeld im 2. Datensatz","2.Datenfeld ...","3.Datenfeld", ...,"n.Datenfeld im 2. Datensatz"

Dieses Format wird praktisch von allen Datenbankprogrammen als Exportformat angeboten. Einige Datenbankprogramme schreiben einen Datenkopf als erste Zeile vor die eigentlichen Datensätze. Dies ist im Prinzip auch ein Datensatz, nur enthält er als Daten z.B. die Namen der einzelnen Datenfelder. PersoNum berücksichtigt diesen Umstand beim Ausdrucken (siehe unten).

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Nochmal anders beschrieben:

Wenn Sie an 500 Personen einen Serienbrief drucken wollen, benötigen Sie für jede Person bestimmte Daten, z.B. "Name", "Straße", "Ort". Diese Daten nennen wir Datenfelder – und alle Datenfelder einer Person zusammen sind ein Datensatz. Jeder Datensatz muss in Ihrer Datensatzdatei in einer Zeile stehen, so dass in unserem Beispiel Ihre Datei mind. 500 Zeilen haben müsste.

Beachten Sie, dass es Textprogramme gibt, die Probleme mit langen Textzeilen haben. Solche Programme können Sie in der Regel zur Aufbereitung der hier benötigten Datensatzdateien vergessen. Nutzen Sie am besten direkt die Exportfunktionen Ihres Datenbank-Programms, mit dem Sie die Daten verwalten. Und denken Sie daran, die Datenfelder in "Gänsefüßchen" einzuklammern und durch Komma zu trennen. Allerdings dürfen dann in einem Datenfeld keine "Gänsefüßchen" (sprich: Zollzeichen) vorkommen, wohl aber Kommas.

Diese Abbildung zeigt, wie eine solche Datensatzdatei gerade in Calamus ausgewählt wird. PersoNum unterstützt standardmäßig vier verschiedene Dateiendungen für Datensatzdateien, was die Auswahl in der Dateiauswahlbox erleichtert. Selbstverständlich können die Dateien aber auch andere Endungen haben, solange das Format wie oben beschrieben aussieht. (Stören Sie sich nicht an den offensichtlich noch nicht ganz passenden Umlauten in den Datenfeldern dieser Abbildung. Die Umlaut-Konvertierung in PersoNum wird weiter unten beschrieben.

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Letzte Aktualisierung am 3. September 2008 (SVN rev. 138)

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