Jetzt sollte der Dialog etwa wie nachfolgend abgebildet aussehen:
Es hat sich eine Menge getan. Sie sehen auf den ersten Blick, dass eine große Menge Adressdaten gelesen wurde (in unserem Beispiel über 15.000 Adressen) und die ersten zehn davon angezeigt werden. Fällt Ihnen auf, dass einige Umlaute in den dargestellten Daten nicht stimmen?
Wählen Sie oberhalb der Vorschauliste im Filter-PopUp-Menü einen der verfügbaren ASCII-Konvertierungsfilter aus, z.B. "Windows > Calamus". Anschließend sollten die Umlaute in den dargestellten Datensätzen richtig aussehen, da sie so wie hier gezeigt auch gedruckt würden.
Schon besser, aber im 8. Datensatz stimmt etwas nicht im ersten Datenfeld. Sehen Sie es?
Wählen Sie oben im Minus-PopUp-Menü einen anderen Trennstrich aus, z.B. "Minus". Anschließend sollten die Trennstriche in diesem Datenfeld (und in den gegebenenfalls sonstwo noch vorkommenden Datenfeldern) richtig aussehen.
Wie Sie in unserem Beispiel sehen, enthält die Datei hier einen Datensatzkopf, also einen ersten Datensatz, der die verwendeten Datenfeldnamen der Datenbank widerspiegelt. Da Sie üblicherweise diesen Datensatz beim Personalisieren nicht benutzen möchten, schalten Sie ihn einfach ab. Klicken Sie dazu in die Checkbox "Datensatzkopf überspringen". Anschließend ist die Anzahl der verfügbaren Datensätze automatisch verringert worden und der erste Datensatz wird nicht mehr in der Vorschau angezeigt.
Natürlich können Sie den gerade ausgeblendeten Datensatzkopf trotzdem sinnvoll verwenden, z.B. um zu testen, ob die Datenfeld-Platzhalter, die Sie im Dokument eingegeben haben, auch mit den richtigen Datenfeld-Inhalten gefüllt wurden.
Oder Sie drucken direkt den ersten sinnvollen Datensatz zum Testen aus. Alles geht.
Natürlich können Sie auch im Bereich "Datensatz # xxxxxxx bis xxxxxxxx [Max]" einfach mit Zahlenwerten vorgeben, welche Datensätze Sie ausgeben wollen. Bedenken Sie dabei bitte, dass Sie ja durchaus mehrere Datensätze auf einer Seite oder in einem Dokument gleichzeitig ausgeben können. Wenn Sie also auf einer Dokumentseite insgesamt 8 Visitenkarten-Adressdatensätze ansprechen, brauchen Sie für 100 verschiedene Visitenkarten ... genau: 13 Druckbögen. (Auf dem letzten bleiben die Platzhalter, die nicht mehr mit Datenfeldern gefüllt werden können, einfach unverändert bestehen.)
| Anmerkung (Anwender-Beitrag) PersoNum: Import-Daten |
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